Het urencriterium zelfstandigenaftrek is een belangrijke voorwaarde voor ondernemers die gebruik willen maken van de zelfstandigenaftrek. U moet namelijk niet alleen ondernemer zijn, maar ook kunnen aantonen dat u voldoende tijd aan uw onderneming besteedt. Een recente rechtbank uitspraak laat zien dat een globale urenregistratie daarvoor niet voldoende is. Ook indirecte werkzaamheden tellen mee, maar u moet deze wel concreet en controleerbaar onderbouwen.
Wat is het urencriterium voor de zelfstandigenaftrek?
Op grond van artikel 3.76 van de Wet inkomstenbelasting 2001 heeft een ondernemer die aan het urencriterium voldoet onder voorwaarden recht op zelfstandigenaftrek.
Het urencriterium is geregeld in artikel 3.6 Wet IB 2001. In beginsel moet u gedurende het kalenderjaar minimaal 1.225 uur besteden aan werkzaamheden voor uw onderneming.
Daarnaast geldt als hoofdregel dat u meer tijd aan uw onderneming moet besteden dan aan andere werkzaamheden, zoals werkzaamheden in loondienst. Deze aanvullende voorwaarde geldt niet voor ondernemers die in een of meer van de vijf voorafgaande kalenderjaren geen ondernemer waren.
Het gaat dus niet alleen om het aantal uren dat u werkt, maar ook om de verhouding tussen uw ondernemingsactiviteiten en uw overige werkzaamheden.
Wat speelde er in deze rechtszaak?
In deze zaak ging het om een ondernemer die al sinds 2012 een onderneming dreef. In eerdere jaren had de Belastingdienst de zelfstandigenaftrek toegekend. Voor de jaren 2019 en 2020 had de ondernemer deze aftrek echter niet in zijn aangifte opgenomen.
Voor het belastingjaar 2020 ontstond vervolgens een geschil over het recht op zelfstandigenaftrek.
De ondernemer had in 2020 onder meer € 108.803 aan loon uit tegenwoordige dienstbetrekking ontvangen. Daarnaast had hij € 34.690 aan loon uit vroegere dienstbetrekking en een negatief resultaat uit zijn onderneming aangegeven.
Hij stelde dat hij vanaf mei 2020, hoewel hij nog in dienst was bij zijn werkgever, was vrijgesteld van werkzaamheden. Daardoor kon hij zich naar eigen zeggen volledig richten op zijn onderneming. Hij had tijd besteed aan onder andere acquisitie, marktonderzoek, de ontwikkeling van een website en het ontwikkelen van diensten.
Volgens de ondernemer moesten deze indirecte uren meetellen voor het urencriterium. De Belastingdienst vond echter dat onvoldoende was aangetoond hoeveel uren daadwerkelijk aan de onderneming waren besteed.
Wat oordeelde de rechtbank over het urencriterium zelfstandigenaftrek?
De rechtbank stelde voorop dat ook indirecte ondernemingsuren meetellen. Dit zijn werkzaamheden die niet rechtstreeks omzet opleveren, maar wel worden verricht met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Het zoeken naar nieuwe klanten en opdrachten.
- Het uitvoeren van marktonderzoek.
- Het ontwikkelen van een website.
- Het opstellen van offertes en bedrijfsplannen.
- Het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten.
- Administratieve werkzaamheden voor de onderneming.
Het probleem was volgens de rechtbank niet dat deze werkzaamheden niet zouden meetellen. Het probleem was dat de ondernemer onvoldoende had onderbouwd hoeveel tijd hij hier daadwerkelijk aan had besteed.
Zijn urenoverzicht bevatte voornamelijk totalen per activiteit. Daaruit bleek niet voldoende welke werkzaamheden precies waren verricht, op welke momenten dat was gebeurd en hoeveel uren specifiek in 2020 aan iedere activiteit waren besteed.
Ook ontbraken onderliggende bewijsstukken waarmee de opgegeven uren konden worden gecontroleerd.
De rechtbank oordeelde daarom dat de ondernemer niet aannemelijk had gemaakt dat hij aan het urencriterium voldeed. De zelfstandigenaftrek werd terecht geweigerd.
5 cruciale bewijsregels voor het urencriterium
Deze uitspraak laat zien dat een goede urenregistratie essentieel is. Wilt u aanspraak maken op de zelfstandigenaftrek? Houd dan rekening met de volgende vijf aandachtspunten.
1. Registreer uw uren zo concreet mogelijk
Een overzicht waarin alleen staat dat u bijvoorbeeld 200 uur aan marketing of 150 uur aan acquisitie heeft besteed, is onvoldoende overtuigend.
Noteer per werkdag welke activiteit u heeft uitgevoerd, hoeveel tijd dit heeft gekost en voor welk zakelijk doel de werkzaamheden zijn verricht.
2. Onderbouw ook uw indirecte uren
Indirecte uren tellen mee voor het urencriterium zelfstandigenaftrek. U hoeft dus niet uitsluitend uren te registreren waarmee u rechtstreeks omzet genereert.
Wel moet duidelijk zijn dat de werkzaamheden daadwerkelijk betrekking hebben op uw onderneming. Denk aan correspondentie met potentiële klanten, onderzoek naar nieuwe markten of werkzaamheden aan uw bedrijfswebsite.
3. Bewaar bewijsstukken
Een urenregistratie wordt sterker wanneer u deze kunt ondersteunen met documenten. Bewaar bijvoorbeeld agenda-afspraken, e-mails, offertes, facturen, projectdocumentatie en versies van uw website of bedrijfsplannen.
Deze documenten kunnen helpen om achteraf aannemelijk te maken dat de opgegeven werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd.
4. Maak onderscheid tussen ondernemingsuren en andere werkzaamheden
Niet alle gewerkte uren tellen mee voor het urencriterium. Uren die u besteedt aan sollicitaties voor een baan in loondienst zijn bijvoorbeeld geen ondernemingsuren.
Daarnaast kan werk in loondienst van invloed zijn op de aanvullende eis dat u meer tijd aan uw onderneming besteedt dan aan andere werkzaamheden.
5. Houd uw registratie gedurende het jaar bij
Wacht niet tot het moment waarop u aangifte inkomstenbelasting doet. Achteraf een urenoverzicht reconstrueren is lastiger en kan tot onvoldoende onderbouwing leiden.
Registreer uw werkzaamheden daarom gedurende het jaar en zorg ervoor dat uw administratie aansluit bij uw agenda en andere bewijsstukken.
Wat betekent dit voor de fiscale oudedagsreserve?
In deze zaak speelde ook de fiscale oudedagsreserve (FOR) een rol.
De ondernemer had in eerdere jaren een fiscale oudedagsreserve opgebouwd. Omdat hij over 2019 en 2020 niet aan de voorwaarden voor de zelfstandigenaftrek voldeed, had de inspecteur de opgebouwde reserve van € 30.071 aan de winst toegevoegd.
Daarop was de MKB-winstvrijstelling toegepast.
Dit laat zien dat het niet voldoen aan de voorwaarden voor bepaalde ondernemersfaciliteiten ook andere fiscale gevolgen kan hebben. Een ondernemer moet daarom niet alleen kijken naar de zelfstandigenaftrek, maar ook naar de gevolgen voor eventuele fiscale reserves.
Kan de Belastingdienst eerder toegekende zelfstandigenaftrek terugdraaien?
De ondernemer wees erop dat de Belastingdienst in eerdere jaren de zelfstandigenaftrek wel had toegekend. Ook stelde hij dat hij van de Belastingdienst toestemming had gekregen om opnieuw aangifte te doen.
De rechtbank zag hierin geen reden om de zelfstandigenaftrek alsnog toe te kennen.
Het feit dat de aftrek in eerdere jaren is verleend, betekent namelijk niet automatisch dat u daar ook in een volgend belastingjaar recht op heeft. Voor ieder jaar moet afzonderlijk worden beoordeeld of aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
Ook een beroep op het vertrouwensbeginsel slaagde niet. De ondernemer had niet aannemelijk gemaakt dat sprake was van een concrete toezegging of afspraak van de Belastingdienst waarop hij mocht vertrouwen.
Het beroep werd ongegrond verklaard. De aanslag inkomstenbelasting en de belastingrente bleven in stand.
Hulp nodig bij uw zelfstandigenaftrek?
Het urencriterium zelfstandigenaftrek kan grote fiscale gevolgen hebben. Een ondernemer die onvoldoende uren kan aantonen, kan de zelfstandigenaftrek mislopen. Ook kunnen andere fiscale gevolgen ontstaan, bijvoorbeeld wanneer een eerder opgebouwde fiscale reserve moet vrijvallen.
MREO ondersteunt ondernemers bij fiscale vraagstukken, waaronder:
- Beoordeling van het recht op zelfstandigenaftrek.
- Controle van de voorwaarden voor het urencriterium.
- Fiscale ondersteuning bij vragen of geschillen met de Belastingdienst.
Twijfelt u of uw urenregistratie voldoende is of heeft de Belastingdienst uw zelfstandigenaftrek geweigerd? Laat uw fiscale situatie beoordelen.
Neem contact op met MREO voor meer informatie.
Wil je vaker praktische tips en heldere uitleg over belastingen en juridische zaken? Volg MREO via ons WhatsApp-kanaal en mis geen belangrijke updates!
Dit artikel is gebaseerd op een uitspraak van de rechtbank over het herstel van kinderopvangtoeslag. De beoordeling van een termijnoverschrijding blijft afhankelijk van de toepasselijke wetgeving, het beleid en de omstandigheden van het individuele geval.